اغلب ما کم و بیش با ایمیل (نامه الکترونیکی) سر و کار داریم و استفاده از آن به عنوان بخشی از فعالیتهای ما در محیط های کاری و زندگی عادی رو به افزایش است و احتمالا برای بعضی افراد ایمیل یعنی تمام زندگی و کار! چون بعضی ها تمامی کارهایشان را با ایمیل انجام می دهند. جدا از اینکه شما از کدام سرویس دهنده ایمیل استفاده می کنید یک موضوع مشترک در میان بعضی از ایمیل های دریافتی مشاهده می شود و آن ناتوانی ارسال کننده در رعایت حداقل موارد لازم در ارسال یک ایمیل مطلوب است.
در بعضی موارد این موضوع می تواند ناشی از عدم آشنایی کافی فرد با این موارد باشد. در این مطلب حداقل نکاتی که رعایت آن می تواند باعث افزایش سطح کیفیت ارسال یک ایمیل شود بررسی می شود، البته این نکات نمی تواند برای کاربران حرفه ای جالب توجه باشد.
بازبینی
حتما حداقل یکبار متن را قبل از ارسال بازخوانی نمایید. در صورتی که قصد ارسال فایل به صورت پیوست شده را دارید قبل از ارسال از پیوست بودن فایل اطمینان پیدا کنید. همچنین در صورت وجود فایل پیوست بهتر است در درون متن ایمیل به آن اشاره نمایید.
کم گوی و گزیده گوی چون دُر
مطمئن شوید تمام اطلاعات لازم را درون متن به کار برده اید ولی در عین حال دقت نمایید که متن ایمیل را مختصر و مفید بنویسید.
انتخاب عنوان مناسب
در انتخاب موضوع ایمیل سعی کنید مناسب ترین عنوان را انتخاب نمایید. در یک توضیح کوتاه عنوان مناسب باید مرتبط با موضوع، قابل فهم و مختصر باشد.
امضاء نمایید
سعی کنید در پایان متن از امضاء دیجیتالی مخصوص خود استفاده کنید. چنانچه قصد دارید درون امضاء اطلاعات شخصی مانند اطلاعات مربوط به تماس خود را بگنجانید دقت نمایید که تنها اطلاعات لازم را قرار دهید.
از CC & BCC استفاده کنید
در صورتی که می خواهید رونوشت ایمیل را به شخص دیگری ارسال نمایید از قابلیت CC استفاده نمایید و اگر می خواهید رونوشت ایمیل را به شخص دیگری بدون اطلاع دیگران ارسال نمایید از BCC استفاده کنید.