چطور ایمیل های خود را مهم تر نشان دهیم؟

اگر روزانه بخش زیادی از کارهایتان توسط ایمیل انجام می شود حتما تا به حال اتفاق افتاده است که ایمیلی را ارسال کنید و به یک جواب سریع نیاز داشته باشید ولی هیچ جوابی دریافت نکنید یا خیلی دیر آنرا دریافت کنید؟ دلیل آن واضح است، گیرنده نامه، ایمیل شما را گم کرده است. او به خاطر اینکه صندوق ورودی ایمیلش (اینباکس) خیلی شلوغ بوده متوجه ایمیل شما نشده و یا اینکه توجهی به آن نکرده است.

چکار کنیم که دیگر این مشکل رخ ندهد و ایمیل هایمان بیشتر مورد توجه قرار بگیرند و مهم تر جلوه داده شوند. در ادامه این نوشته به راهکارهایی برای مهم نشان داده شدن ایمیل پرداخته ام

اسم خود را هایلایت کنید:
این روش بسیار تاثیرگذار است. شما باید یک سری آیکن های جالب توجه مثل فلش و … را به اسم خود اضافه کنید. در ادامه، مسیر انجام این کار در چند سرویس دهنده ایمیل مشهور نشان داده شده است:

میل اپل در مک:
Preferences/Account Information/Full Name

جی میل:
/Mail Settings/Accounts and Import/Send mail as/edit info/Edit Email address

اوتلوک:
Info/Account Settings/Email/Internet email Settings

سابجکت (عنوان ایمیل)
سابجکت (subject) نقش مهمی را در ایمیل شما بازی می کند. شما باید تکنیک هایی را به کار ببرید که عنوان برای خواننده جالب به نظر بیاید چون سابجکت در واقع اولین چیزی است که به آن توجه می شود.

1. خلاصه و متمرکز بنویسید
سعی نکنید در سابجکت انشا بنویسید. در این بخش شما فقط باید خیلی خلاصه و در حد چند کلمه به مهمترین نکات ایمیل اشاره کنید.

2. از جمله استفاده کنید
همه ما برای ارتباط با هم دیگر از جملات استفاده می کنیم، پس چرا در سابجکت هم به جای استفاده از چندین کلمه که خیلی نامرتبط کنار هم چیده شده اند از جمله استفاده نکنیم؟ به جای اینکه در قسمت سابجکت بنویسید «سوال» بهتر است بنویسید «من سوالی درباره (موضوعی) دارم». اینطوری، سابجکت کمی دوستانه تر به نظر می آید و خواننده توجهش بیشتر به آن جلب می شود.

باز هم متذکر می شوم که جمله سابجکت باید درباره خود ایمیل باشد و بی ربط نباشد. از آن مهمتر اینکه این جمله باید کوتاه باشد و همانطور که گفتم، نباید در سابجکت انشا بنویسید، یک جمله کوتاه و مربوط به خود ایمیل کافی است.

3. از جملات پرسشی استفاده کنید
همانطور که گفتم بهتر است در سابجکت از جملات استفاده کنید. اما اگر در مورد موضوعی سوالی دارید می توانید مستقیما به صورت یک جمله پرسشی این سوال را در سابجکت بپرسید. مثلا در مثال قبل به جای نوشتن «من سوالی درباره (موضوعی) دارم» می توانید این جمله را به یک جمله سوالی تبدیل کنید. به عنوان مثال اگر می خواهید بدانید چطور ایمیل هایتان را مهم تر نشان دهید، بهتر است خیلی ساده در سابجکت بنویسید «چه کار کنم که ایمیل هایم مهم تر جلوه داده شوند» یا چیزی شبیه به این.

فرق جمله پرسشی و جمله ساده در این است که جمله پرسشی کمی قدرتمند تر و جالب توجه تر است. واضح است که اگر ایمیل درباره یک پرسش نباشد، پس به کار بردن یک جمله پرسشی در سابجکت انتخاب خوبی نخواهد بود. جمله پرسشی سابجکت باید مربوط به خود ایمیل باشد و در واقع همان سوال داخل ایمیل را مطرح کند.

4. از عبارات تخصصی استفاده کنید
اگر در یک زمینه تخصصی به کسی ایمیل می زنید که او هم در این زمینه تخصص دارد، بهتر از در سابجکت از لغات تخصصی هم استفاده کنید. به این مثال توجه کنید: «چطور سئو را در وبلاگم ارتقا دهم؟»

5. از براکت و دونقطه استفاده کنید
از دونقطه زمانی استفاده کنید که می خواهید توضیحات بیشتر بدهید، به عنوان مثال «سوال: چطور ایمیل هایم را مهم تر جلوه دهم؟». از براکت هم زمانی استفاده کنید که می خواهید به موضوع را به خواننده بفهمانید: «[سوال] مهم تر جلوه دادن ایمیل ها»

متن خود ایمیل را فراموش نکنید
با این که تمام نکاتی که گفتم خیلی مهم هستند، اما این به این معنی نیست که متن خود پیام مهم نیست. اگر همه نکات بالا را رعایت نکنید ولی به متن ایمیل توجه نکنید، ممکن است خواننده ایمیل شما را باز کند، اما بعد از اینکه چند خط از ایمیل شما را خواند، به خواندنش ادامه ندهد یا ترجیح دهد بعدا آن را بخواند.

اما راه هایی هست که از بروز چنین مشکلی جلوگیری می کند:
– در مواقع غیر ضروری، ایمیل خود را طولانی نکنید
– متن ایمیل را در پاراگراف های به هم مرتبط بنویسید
– مستقیما به موضوع اصلی ایمیل اشاره کنید
– از نوشتن توضیحات بی مصرف خودداری کنید

البته گاهی اوقات هم ضروری است که ایمیل طولانی باشد و همه نکات مهم در آن ذکر شود، ولی زمان هایی که ضروری نیست، لازم نیست با توضیحات بیخودی، ایمیل خود را طولانی کنید که اکثر خواننده های ایمیل اصلا حال خواندن ایمیل های بلند را ندارند.

این ها نکاتی بود که باعث می شد ایمیل شما بیشتر مورد توجه قرار بگیرد و در نهایت شما زودتر به جواب ایمیل های خود برسید. اگر شما هم راهی بلد هستید در قسمت نظرات آن را بیان کنید.